Del C - Åtgärdsprocess
Åtgärdsprocessen bygger vidare på resultaten från Del B - Produktanalys och syftar till att ta fram åtgärder som kan stärka produktgruppens försörjningsförmåga i krig. Åtgärdsprocessen identifierar, prioriterar och föreslår åtgärder som minskar gapen som framkommit för produktgruppen.
På den här sidan
Introduktion
Nationella försörjningsanalyser ska ge staten ett samlat underlag för vilka insatser och uppskattade kostnader som krävs för att upprätthålla samhällsviktiga funktioner och säkerställa tillgången till kritiska varor och tjänster i krig.
Explorativ process
Försörjningsanalyser är en explorativ och icke-linjär analysprocess vilket innebär att kategorier och moment i analysarbetet kan behöva omprövas. I åtgärdsprocessen kan det vara nödvändigt att slå ihop eller dela upp åtgärder, omdefiniera eller lägga till åtgärder. Det viktiga är att anpassa arbetet till åtgärdernas relevans och genomförbarhet.
Informationen i åtgärdsprocessen kan omfattas av sekretess, och kan vara skyddsvärd utifrån säkerhetsskyddslagen. Det är därför viktigt att säkerställa att dokumentation sker enligt rutiner för informationssäkerhet. Det kan vara bra att åtminstone delar av informationen är öppen så att den kan delas med fler aktörer.
Excelmall för dokumentation
Som stöd till dokumentation och prioritering för identifierade åtgärder finns mallen Excelmall åtgärdsprocessen. Mallen utgör ett levande dokument som samlar alla åtgärder i en enhetlig struktur, möjliggör ansvarsfördelning och uppföljning, samt stödjer prioritering av åtgärderna. I excelmallen finns instruktioner för hur den kan användas.
Excellmall - åtgärdsprocessen (xlsx)
Förberedelser - Planera
Gör en planering för åtgärdsprocessen för att få en helhetsbild över produktgruppens försörjningsförmåga och åtgärdens karaktär. Använd bedömningar i tidigare analysmoment som underlag för att identifiera åtgärder. Exempel på perspektiv som beaktats i gapanalysen kan vara ledtider, antaganden utifrån typsituationerna, geografisk påverkan eller otillräcklig produktionskapacitet. Identifiera även relevanta arbeten, processer, initiativ, projekt eller uppdrag som berör produktgruppen. För spårbarhet kan det vara bra att dokumentera relevanta bedömningar och underlag i kommentarskolumnen i Excelmall åtgärdsprocessen.
1. Identifiera åtgärder
Syftet med detta moment är att identifiera åtgärder som ska stärka de fastlagda tillgångarna och robustheten i försörjningsförmågan för produktgruppen. Utgångspunkt är det resultat och de bedömningar som gjorts i gapanalysen. För att säkerställa att produktgruppen kan finnas tillgänglig i krig krävs stabila och motståndskraftiga system som upprätthåller försörjningsförmågan. Åtgärdsförslagen behöver omfatta både det som direkt stärker de fastlagda tillgångarna och det som gör hela försörjningskedjan mer robust. Stödet i åtgärdsprocessen utgår därför från centrala delar i hur en försörjningskedja (Supply Chain) fungerar, såsom planering, produktion, transporter och lager.
Momentet resulterar i en samlad strukturerad lista över förslag på möjliga åtgärder. Förslagen utgör en totallista, utan inbördes prioritering mellan de olika åtgärderna. För att få en helhetsbild över alla åtgärder som kan vara aktuella att genomföra under kommande år, bör listan bestå av både påbörjade åtgärder och sådana som behöver initieras.
Här lämnas förslag på en arbetsgång motsvarande två moment för att identifiera åtgärder:
-
Utvärdera fastlagda tillgångar (A-E)
Använd resultatet och bedömningarna från tidigare delprocess B. Produktanalys för att identifiera åtgärder som ska stärka de fastlagda tillgångarna. För att de fastlagda tillgångarna ska vara säkerställda i krig kan flera olika insatser krävas, exempelvis utredning, budgetäskande eller att skriva avtal. Lista alla relevanta åtgärder som bidrar till att uppnå de fastlagda tillgångarna. Tänk på att åtgärden behöver vara specifikt formulerad för att kunna vara mätbar.
Fastlagda tillgångar
- A: Fastlagda tillgångar hos slutanvändare.
- B: Fastlagda tillgångar i distributionsstegen innan slutanvändare hos bl.a. distributörer och tillverkare.
- C: Fastlagda tillgångar i statliga beredskapslager.
- D: Fastlagda tillgångar via avtalad produktionskapacitet (vara eller tjänst).
- E: Internationella fastlagda tillgångar för beredskapssyfte via lager, avtal, överenskommelser etc.
-
Identifiera ytterligare åtgärder
Utöver de åtgärder som identifierats med utgångspunkt i de fastlagda tillgångarna kan det nedladdningsbara analysstödet användas för att identifiera ytterligare relevanta åtgärder. Syftet med detta moment är att säkerställa ett brett och sammanhållet helhetsperspektiv på produktgruppens försörjning och robusthet, genom att systematiskt gå igenom försörjningskedjan.
Genom att använda analysstödets områden, delområden och vägledande frågor identifieras kompletterande åtgärder som bidrar till att öka robustheten för produktgruppen i stort, exempelvis genom ökad redundans, diversifiering, flexibilitet eller förbättrade planerings- och samordningsförutsättningar.
Tänk brett och långsiktigt, och beakta hela kedjan från behovsplanering och upphandling till produktion, distribution, informationsflöden och personalförsörjning.
De identifierade åtgärderna dokumenteras i kolumn D Åtgärd i Excelmallen.
Analysstöd för identfiering av åtgärder i försörjningskedjan (pdf)Nu finns en totallista över förslag på möjliga åtgärder. Gå vidare med momentet att prioritera åtgärderna.
2. Prioritera åtgärder
Syftet med detta moment är att prioritera de föreslagna åtgärderna utifrån tillgängliga resurser genom att värdera effekt och genomförbarhet för respektive åtgärd. Prioriteringen behöver ta hänsyn till att antaganden är gjorda och att osäkerheter finns i framtagandet.
Nedan följer en föreslagen arbetsgång för att värdera och prioritera åtgärder:
-
Bedöm budgetram och resursåtgång
Det är sannolikt att en stor majoritet av åtgärderna kommer ta budget i anspråk. Det rekommenderas därför att utgå från en övergripandebudgetram som hjälper till att jämföra kostnadsuppskattningarna för respektive åtgärd.
För att skapa en tydlighet i prioriteringsarbetet är det bra om respektive åtgärd innehåller en kostnads- och resursuppskattning, förslag på ansvarig aktör, samt status (definierad, planerad, pågående, genomförd eller genomförs ej).
Dokumentera dessa i kolumnerna för Kostnadsuppskattning, Resursuppskattning, Ansvarig och Status i Excelmallen.
Här kan det vara bra att reflektera om kostnads- eller resursuppskattningen kan innebära investeringar som berör annan part eller resursåtgång som påverkar regionalt eller lokalt.
-
Bedöm effekt
Bedöm hur effektiv varje åtgärd är för att säkerställa försörjningsförmågan i krig. Utvärdera även åtgärdens betydelse för försörjningsförmågan i förhållande till eventuellt alternativa åtgärder som kan uppnå liknande resultat. Skatta bedömningen utifrån Skala för effekt, se nedan, och dokumentera siffran i Excelmallens kolumn för Effekt av åtgärd.
Skala för effekt
3 – Avgörande effekt på försörjningsförmågan, få eller inga alternativa åtgärder kan uppnå samma resultat.
2 – Betydande effekt på försörjningsförmågan, åtgärden kan ersättas av ett fåtal andra åtgärder.
1 – Viss effekt på försörjningsförmågan, åtgärden kan ersättas av flertalet andra åtgärder.
0 – Obetydlig effekt på försörjningsförmågan, kan innebära att åtgärden redan är pågående eller genomförd.
-
Bedöm genomförbarhet
Bedöm hur genomförbar respektive åtgärd är att utföra. Alla åtgärder skall vara teoretiskt möjliga, och bedömas mot tidsåtgång och resursanspråk. Genomförbarhet innebär en bedömning om realism, och handlar om acceptans, regelverk, budget, kompetens och övriga förutsättningar. Skatta bedömningen utifrån Skala för genomförbarhet, se nedan, och dokumentera siffran i Excelmallens kolumn för Genomförbarhet av åtgärd.
Skala för genomförbarhet
3 – Obetydliga hinder: accepterad, tydliga ansvarsförhållanden, stöds av regelverk, ryms i budget, kompetens finns.
2 – Vissa hinder: mindre utmaningar som kan lösas enkelt.
1 – Betydande hinder: kräver omfattande men realistiska insatser.
0 – Ej realistisk: stora hinder som inte kan lösas med rimliga insatser.
Samlat bedömningsvärde
Värdena för effekt och genomförbarhet multipliceras automatiskt i Excelmallen för att ge ett samlat bedömningsvärde för respektive åtgärd. Detta ger ett underlag för prioriteringsordningen.
En grundprincip för prioritering är att: ju högre poäng, desto högre prioritering är det för att genomföra åtgärden. Det samlade bedömningsvärdet presenteras i tre olika färger: röd, gul och grön. Rekommendationen är att prioritera åtgärder som hamnar i det gröna eller gula fältet i matrisen först, det vill säga åtgärder med betydande till avgörande effekt där genomförbarheten har obetydliga till vissa hinder.
Notera att samlat bedömningsvärde med siffran 3 har både gul och grön färg, vilket betyder att grönmarkerade åtgärder bör prioriteras först det vill säga där åtgärden har avgörande effekt trots betydande hinder.
Bedömningsmatris för prioritering av åtgärder. Denna matris synliggör skalorna för bedömning av effekt och genomförbarhet, som multipliceras till ett samlat bedömningsvärde. Dessa värden har olika färg beroende av hur högt respektive åtgärd bör prioriteras. Se Princip för prioriteringsordning.
Kvalitativa underlag, antagande och bedömningar
Det är viktigt att ha i åtanke att försörjningsanalysen till delar bygger på kvalitativa underlag, antaganden och bedömningar. I detta moment när underlagen bedöms mot en kvantitativ skala kan de mer kvalitativa bedömningarna lätt förbises och de kvantitativa måtten kan riskera att bli en för definitiv betydelse och att osäkerheten som kan finnas kan förbises. För att få en rättvisande bild av risker, sårbarheter och behov av åtgärder är det därför viktigt att hela tiden hålla både det kvalitativa och det kvantitativa perspektivet i åtanke.
3. Gör en helhetsbedömning
Det är troligt att bedömningar kring effekt och genomförbarhet löpande kommer att behöva omprövas i åtgärdsprocessen. När listan över åtgärder är genomarbetad behöver en helhetsbedömning över prioriteringsordningen och åtgärdernas relation till varandra göras. Det syftar till att kvalitetssäkra ordningen och landa i ett rimligt beslutsunderlag för genomförande av åtgärder. Kom ihåg att det är kvalitativa bedömningar som gjorts i tidigare delar som behöver vägas in i slutmomentet. Väg exempelvis in perspektiven:
- om någon eller några av åtgärderna utgör särskilt viktiga åtgärder,
- om någon eller några av åtgärderna är enklare att genomföra,
- om några av åtgärderna påverkar varandra, hänger ihop eller påverkar åtgärdens effekt,
- om det finns politiska beslut som påverkar åtgärders prioritet, eller
- hur andra förutsättningar påverkar genomförandet av åtgärden.
Se över dokumentationen för Kostnadsuppskattning, Resursuppskattning, Ansvarig, Status och Tidpunkt i excelmallen. Dokumentera även andra bedömningar och eventuella källor i excelmallens kommentarskolumn.
Åtgärder är nu identifierade och prioriterade
Nu är åtgärder som ska stärka försörjningsförmågan för den analyserade produktgruppen identifierade och prioriterade. Detta kan utgöra ingångsvärden och beslutsunderlag för planering och genomförande av åtgärder.
Sammanfattning av åtgärdsprocessen
Avsluta med att titta igenom analysmomenten och säkerställ att bedömningar, eventuella källor och antaganden är dokumenterade i Excelmallen. Detta är viktigt för att kvalitetssäkra analysen, ge möjlighet till revideringar och minska personberoendet i analysarbetet.
Utöver själva arbetsmomenten i analysen är det även viktigt att placera åtgärdsprocessen i ett större sammanhang. Åtgärderna som identifieras bör inte hanteras som en fristående aktivitet, utan som en del av organisationens systematiska arbete med försörjningsberedskap. Delar av åtgärderna bör troligen hanteras i den mer övergripande förmågeplaneringsprocessen. Det innebär bland annat att åtgärdsförslagen behöver kopplas till befintliga styrmodeller, uppföljningsstrukturer och beslutsvägar för att säkerställa att de kan omsättas i praktiken.