Del A - Urvalsprocess för nationella försörjningsanalyser
Syftet med urvalsprocessen är att identifiera och kategorisera kritiska varor och tjänster som är nödvändiga för att upprätthålla de viktigaste samhällsfunktionerna i krig. Urvalsprocessen syftar även till att fastställa en prioriteringsordning för genomförande av nationella försörjningsanalyser.
På den här sidan
Stödet för urvalsprocessen innehåller en föreslagen arbetsgång med momenten: identifiera kritiska varor och tjänster, prioritera produktgrupper och fastställ prioriteringsordning.
Figur 1. Urvalsprocess. Beskriver urvalsprocessens ingående moment: identifiera och kategorisera kritiska varor och tjänster, prioritera produktgrupper utifrån konsekvens, nytta och genomförbarhet, samt fastställ prioriteringsordning för genomförande av nationella försörjningsanalyser.
Iterativt arbete
Arbetet med urvalsprocessen är iterativ. Det innebär att kategorier och moment bör omprövas löpande i takt med att ny information tillkommer, eller att förståelsen för behovet fördjupas. Det kan exempelvis innebära att produktgrupper behöver slås ihop eller delas ytterligare, omdefinieras, eller att kärnuppgifter behöver läggas till. Det viktiga är att anpassa arbetet till analysens relevans och användbarhet.
Mall för dokumentation
Som stöd för urvalsprocessen finns en mall i Excel där samtliga moment ingår. Mallen syftar till att underlätta dokumentationen för urvalsprocessen. Den ger en överblick över dina kritiska varor och tjänster, bedömningar och prioriteringar.
Anpassa Excelfilen efter dina behov och förutsättningar.
Excelmall för urvalsprocessen (xlsx)
1. Identifiera kritiska varor och tjänster
Här ges ett förslag på hur kritiska varor och tjänster för nationella försörjningsanalyser kan identifieras. Metodiken utgår från den eller de viktigaste samhällsfunktionerna som den sektorsansvariga myndigheten eller beredskapsmyndigheten ansvarar för, vilka bryts ned till specifika produktgrupper (varor och tjänster) som upprätthåller samhällsfunktionen i krig.
För att säkerställa att flera perspektiv omhändertas i identifieringen, utgå från denna definition av kritiska varor och tjänster. Säkerställ genom hela urvalsprocessen att identifierade produktgrupper uppfyller ett eller flera av dessa kriterier.
Kritiska varor och tjänster är sådana som:
- behövs för befolkningens överlevnad, eller
- upprätthåller samhällsviktig verksamhet, eller
- säkerställer militära försvarets förmåga, eller
- har betydande samhällsekonomiskt eller strategiskt värde (exempelvis produkter av stor vikt för svensk export eller som omfattas av internationella åtaganden, inklusive bilaterala och Nato-relaterade förpliktelser).
Nedan följer en föreslagen arbetsgång för att identifiera kritiska varor och tjänster:
-
Definiera kärnuppgifter i krig
Ett sätt att konkretisera och tydliggöra vad som behövs för att upprätthålla en viktig samhällsfunktion kan vara att bryta ned det till händelser eller uppgifter, här benämnt kärnuppgift. Tolka och definiera de uppgifter som måste kunna genomföras i krig för att upprätthålla den viktigaste samhällsfunktionen inom myndighetens ansvarsområde. Dessa kärnuppgifter ska vara tillräckligt konkreta för att kunna kopplas till resurser, men inte så detaljerade att de blir enskilda varor och tjänster.
I de fall det finns tidigare arbete kopplat till identifiering av samhällsviktig verksamhet kan även det vara en bra ingång till att identifiera kritiska varor och tjänster.
Exempel på en kärnuppgift kan vara att varna allmänheten vid hot, eller skydda befolkningen vid fysiskt hot. Se förslag på kategorisering i figur 2.
-
Definiera produktområden
Koppla varje kärnuppgift till breda kategorier av varor och tjänster, så kallade produktområden. Det vill säga definiera vilka varor och tjänster som behövs för att utföra kärnuppgiften. Dessa utgör den översta nivån i produktkategoriseringen och motsvarar varor och tjänster med likartad funktion eller användningsområde.
Exempel på produktområde är utomhusvarning och skyddsrum. Se figur 2.
-
Definiera produktgrupper
Produktgrupper är underkategorier inom ett produktområde och består av varor eller tjänster som kan hanteras i en och samma försörjningsanalys. De ska inte vara så detaljerade att de motsvarar individuella artiklar eller tjänster.
Exempel på produktgrupp är ljudsändare och skyddsrumskomponenter.
Rekommendationen är att utföra nästkommande moment Prioritera produktgrupper på produktgruppsnivå. Vid behov kan ytterligare en nivå med specifika varor och tjänster läggas till.
Figur 2. Exempel på kategorisering. Figuren visar ett urval av exempel på hur den viktiga samhällsfunktionen Skydd av civilbefolkningen kan brytas ner till kärnuppgifter som Varna allmänheten vid fara, hot, kris eller krig och Skydda befolkningen vid fysiska hot. Dessa kärnuppgifter kräver i sin tur produktområden som Utomhusvarning och VMA (Viktigt Meddelande till Allmänheten) respektive Skyddsrum för att upprätthålla kärnuppgifterna. Dessa produktområden kan sedan brytas ned till produktgrupperna Ljudsändare, SR P4 och SMS, respektive Skyddsrumskomponenter och Skyddsrumskartan.
2. Prioritera produktgrupper
Detta moment syftar till att prioritera vilka produktgrupper som sektorsansvariga- eller beredskapsmyndigheten ska göra försörjningsanalys på. Prioriteringen baseras på en samlad bedömning av konsekvens vid bortfall av produktgruppen med nytta av att genomföra en försörjningsanalys, samt en bedömning av försörjningsanalysens genomförbarhet. Det är troligt att bedömningar kring konsekvens och nytta behöver omprövas löpande i prioriteringsprocessen, och att produktgrupper behöver beaktas i relation till varandra.
Nedan följer en föreslagen arbetsgång för att värdera och prioritera produktgrupper.
-
Bedöm konsekvensen
Bedöm hur allvarliga konsekvenserna är vid bortfall av produktgruppen utifrån förmågan att upprätthålla kärnuppgiften vid krig. Skatta bedömningen utifrån Skala för konsekvens och dokumentera siffran i Excelmallens kolumn för Konsekvens.
Skala för konsekvens
3: Katastrofala konsekvenser: kärnuppgiften kan inte upprätthållas, få eller inga alternativa produktgrupper finns.
2: Allvarliga konsekvenser: kärnuppgiften kan delvis upprätthållas, produktgruppen kan ersättas av ett fåtal alternativ.
1: Mindre konsekvenser: kärnuppgiften kan till stor del upprätthållas, produktgruppen kan ersättas av flera alternativ.
0: Obefintliga konsekvenser: kärnuppgiften kan upprätthållas, produktgruppen kan ersättas av många alternativ.
-
Bedöm nyttan
Bedöm om en försörjningsanalys ger nytta och bidrar till att stärka försörjningsförmågan för produktgruppen. Utgå från befintlig kunskap kring försörjningen av produktgruppen och beakta om det redan finns relevanta åtgärder. Skatta bedömningen utifrån Skala för nytta och dokumentera siffran i Excelmallens kolumn för Nytta.
Skala för nytta
3: Hög nytta: Inga försörjningsberedskapsåtgärder för kriget finns, det föreligger hög bristrisk för tillgången av produktgruppen.
2: Medel nytta: Vissa försörjningsberedskapsåtgärder för kriget finns, det föreligger medelhög bristrisk för tillgången av produktgruppen.
1: Låg nytta: Flera försörjningsberedskapsåtgärder för kriget finns, det föreligger låg bristrisk för tillgången av produktgruppen.
0: Ingen nytta: Många eller alla relevanta försörjningsberedskapsåtgärder för kriget är på plats, det föreligger mycket låg eller ingen bristrisk för tillgången av produktgruppen.
Samlat bedömningsvärde
Värdena för konsekvens och nytta multipliceras automatiskt i Excelmallen för att ge ett samlat bedömningsvärde för respektive produktgrupp. Detta ger ett underlag för en prioritering, och i förlängningen för arbetet med försörjningsanalyser.
En grundprincip för prioritering är att ju högre poäng, desto högre prioritering för att genomföra försörjningsanalys på produktgruppen. Rekommendationen är att prioritera produktgrupper med allvarlig till katastrofal konsekvens där analysen har medel till hög nytta, vilket synliggörs som röda och gula markeringar i figur 3 och i Excelmallen.
Figur 3. Bedömningsmatris för prioritering av produktgrupper. Figuren visar en schematisk bild över bedömning av konsekvens vid bortfall av produktgruppen, vilka multipliceras med nytta av att genomföra en försörjningsanalys. Grundprincipen är att prioritera produktgrupper med allvarlig till katastrofal konsekvens där analysen har medel till hög nytta, röda och gula fält.
Bedömning av genomförbarhet
För att komplettera prioriteringen av produktgrupper bör en övergripande bedömning av genomförbarheten för försörjningsanalyser göras. Perspektiv och faktorer som kan påverka genomförbarheten är finansiering, tidsramar, personella resurser och tillgång till data.
Utgå från grundprincipen för prioritering även här och bedöm i första hand genomförbarheten för produktgrupper med allvarlig till katastrofal konsekvens där analysen har medel till hög nytta (gult eller rött värde enligt bedömningsmatrisen). Ju högre det samlade bedömningsvärdet har desto högre prioritet.
Bedöm genomförbarheten för respektive produktgrupp utifrån tre nivåer:
-
Hög genomförbarhet
Små eller inga hinder. Förutsättningarna är i stort sett uppfyllda. Arbetet kan genomföras inom befintliga ramar för budget, tid och personal. Tillgång till nödvändiga och korrekta data finns.
-
Begränsad genomförbarhet
Flera hinder, kräver extra resurser. Det finns flera hinder som kräver åtgärder, exempelvis bristande finansiering, behov av kompetensförstärkning eller begränsad datatillgång. Genomförandet är möjligt men kräver betydande insatser och planering.
-
Låg genomförbarhet
Omfattande hinder, orealistiskt inom nuvarande ramar. Stora hinder föreligger, såsom omfattande finansieringsbrist, långvarigt behov av kompetensuppbyggnad eller avsaknad av kritiska data. Genomförandet är inte realistiskt inom rimlig tid eller med tillgängliga resurser.
Om genomförbarheten är låg men produktgruppen kritisk
Om en försörjningsanalys inte är realistiskt genomförbar men produktgruppen är kritisk utifrån konsekvens och nytta bör en handlingsplan upprättas. I handlingsplanen bör framgå vad som krävs för att analysen ska bli genomförbar.
3. Fastställ prioriteringsordning och sammanfatta
När listan över produktgrupper är genomarbetad behöver en helhetsbedömning göras för att fastställa den slutliga prioriteringsordningen. I denna bedömning värderas produktgrupperna i relation till varandra och med hänsyn till både interna och externa faktorer som kan påverka i vilken ordning arbetet bör fortsätta.
Avsluta med att gå igenom samtliga moment och säkerställ att bedömningar, antaganden och källor är tydligt dokumenterade. Detta är viktigt för att kvalitetssäkra analysen, möjliggöra revideringar och minska personberoendet i det fortsatta arbetet.
Urvalsprocessen är klar
Urvalsprocessen har nu resulterat i ett underlag för sektorsansvarig- eller beredskapsmyndighetens fortsatta arbete med nationella försörjningsanalyser. Kritiska varor och tjänster är identifierade och prioriteringsordningen är fastställd.
Fortsätt med nästa del, att analysera behov, tillgång och gap.