I korta drag sker hanteringen av snabbinsatser till genom att:

• Ett behov av stöd identifieras i en stor olycka, kris, katastrof eller konflikt, och kommuniceras till oss av våra samarbetspartners eller svenska aktörer.
• En skriftlig förfrågan om stöd inkommer till vår tjänsteman i beredskap (TiB) från FN, ERCC, EU:s civila krishantering eller annan partner.
• Förfrågan bedöms utifrån myndighetens kriterier och om lämpliga resurser och förutsättningar finns för att stödja. I denna bedömning ingår att säkra finansiering, via exempelvis Regeringskansliet, Sida, EU eller på annat sätt. Internationella insatser måste ha extern finansiering medan nationella insatser som regel finansieras av myndighetens egna medel.
• Insatsbeslut fattas.
• Regeringskansliet informeras om de åtgärder myndigheten avser vidta.
• Projektplan och resultatramverk upprättas, erfarenhetsåterföring planeras och andra åtgärder beroende på insats vidtas. Parallellt kopplas tvärgående resurser inom miljö, jämställdhet, säkerhet och hälsa till insatsen.
• Insatspersonal rekryteras via resursbasen och materiel hanteras via vårt lager. Resebokningar, resehandlingar och logistik för materiel ordnas i nära samverkan med efterfrågande aktör.
• Vid behov genomförs en informationsträff med insatspersonalen innan avfärd, för att säkerställa god kännedom om förutsättningar, uppdraget och målet med insatsen. Anställningskontrakt etableras och skrivs under, roller och ansvar inom team tydliggörs. Där diskuteras kontexten, samarbetspartners samt tvärgående frågor som till exempel att hälsokrav och vaccinationer är uppfyllda och att insatspersonalen har fått en säkerhetsgenomgång. Ekonomihantering, förväntade resultat och rapporteringskrav tas också upp. Beroende på insats, kan metoder och verktyg diskuteras. Informationsträffen är ett komplement till de utbildningar som insatspersonalen ska ha fått innan insatsen.
• Under insatsens gång har insatspersonalen löpande kontakt med projektledaren som även rådgör med andra funktioner, såsom HR, rådgivare inom tvärgående frågor, säkerhet och hälsa, ekonomer med flera. Projektledaren har ett särskilt ansvar gentemot insatspersonal, samarbetspartners, finansiär och andra relevanta aktörer
• Insatsen följs upp resultatmässigt under insatsperioden och efter avslutad insats görs vanligtvis en utvärdering.
• Efter en insats görs vid behov en återträff med insatspersonal.
• Insatsverksamheten följs upp i form av en slutrapport efter varje avslutad insats, rapportering till finansiär och rapportering årsvis till Regeringskansliet.